• В процессе планирования доступно создание заявок только на оплачиваемые отпуска.

    Балансы плановых отпусков автоматически подтягиваются из 1C. Система отображает информацию о количестве дней отпуска, которые человек может использовать до 31 декабря текущего года.

    Баланс для планирования отпусков отображается на интерфейсе «Мой план», «Мой план: создание заявки» и «Планы подчиненных: просмотр плана подчиненного».

  • При создании плановой, внеплановой заявки на отпуск и «Автопланировании» система покажет список пересечений отпусков с другими сотрудниками отдела. В зависимости от внутренних правил компании, система может как информировать о пересечениях, так и блокировать возможность направить заявку на согласование при пересечении.

  • Создание заявки на планируемый отпуск осуществляется в разделе «План на 2021 год», после нажатия на кнопку «Запланировать отпуск».

    На данной форме отображаются следующие элементы:

    • Информация о текущем доступном балансе;
    • Выбор периода отпуска (продолжительность отпуска в календарных днях формируется автоматически);
    • Поле комментарий к заявке;
    • Интерактивные подсказки;
    • Список пересечений отпусков с другими сотрудниками отдела.
  • Заявка после создания может быть отредактирована в статусах «На планировании» и «Запланирована».

    Заявка после создания может быть отредактирована в статусах «На планировании» и «Запланирована».

    В период планирования заявка может редактироваться любое количество раз, пока сотрудник не отправит план на согласование.

  • В данном разделе возможны следующие действия:

    • Добавление новой заявки;
    • Переход к просмотру заявки;
    • Переход к редактированию заявки;
    • Удаление заявки;
    • Подтверждение окончания планирования;
    • Просмотр графика отпусков отдела.

    План обладает следующими статусами:

    • На редактировании;
    • На согласовании;
    • Согласован;
    • Завершен.
  • При завершении планирования должны выполняться следующие условия:

    • В план должна входить хотя бы одна заявка, продолжительностью 14 и более дней;
    • Обязательная норма дней для планирования — не менее годовой нормы основного отпуска (28 дней).
    • После завершения планирования, «План отпуска» переходит в статус «На согласовании». Руководителю сотрудника приходит оповещение, со ссылкой на подтверждение плана.
  • План отпуска считается согласованным, когда руководитель утвердит заявку сотрудника. В случае отклонения, план отпуска отправляется на корректировку автору плана.

  • Да, с помощью данного действия руководителям и администраторам системы доступно отклонение плана сотрудников с указанием причины.

    При отклонении плана появляется форма во всплывающем окне, в которой необходимо указать причину отклонения плана. В комментарии можно указать конкретную заявку, по которой возникли замечания. При отклонении плана происходит рассылка уведомления сотруднику.

  • Руководитель видит планы подчиненных только в период планирования. После согласования все заявки можно посмотреть на вкладке «Планы подчиненных».

    В данном разделе доступны следующие действия:

    1. Фильтрация существующих планов;
    2. Просмотр плана;
    3. Согласование/отклонение плана;
    4. Дополнительное оповещение о необходимости завершить планирование;
    5. Возможность массовых действий над несколькими планами.

    Фильтрация:

    • Есть пересечения;
    • Требует реакции;
    • Незавершенные;
    • Подразделение.

    Массовые действия:

    • Подтвердить;
    • Отклонить;
    • Отправить напоминание;
    • Экспортировать планы в xlsx-формате.
  • В случае необходимости изменения параметров уже запланированного отпуска, требуется оформить дополнительное заявление на перенос отпуска. При переносе отпуска необходимо изменить желаемые даты отпуска. В том числе, предусмотрена возможность разбивать выбранный отпуск на несколько периодов без изменения общего количества дней внутри отпуска.

    После изменения параметров заявки и отправки ее на повторное согласование, у пользователя появляется дополнительная возможность скачать заявление на перенос отпуска, которое будет необходимо подписать и передать в HR-службу для отметки в системе, что оригиналы документов переданы.

  • Данный график предназначен для визуализации хода планирования отпусков на год.

    • Для сотрудника отображаются отпуска своего руководителя и всех его коллег;
    • Для руководителя отображаются отпуска всех его подчиненных;
    • Для HR-администратора доступны графики отсутствия по всем пользователям системы.
  • Vacation Solution рассчитано на неограниченное количество пользователей (сотрудников).

  • Просмотреть профиль пользователя можно из любого интерфейса системы. На данной странице отображается основная информация о сотруднике.

    Пользователю доступно редактирование следующих данных:

    • Изображение профиля;
    • Дополнительные контактные данные;
    • Пароль для входа в систему;
    • Способы и типы уведомлений.

  • Прежде всего график отпусков формируется в 3 видах:

    1. графический вид;
    2. форма Т7;
    3. экспорт всех заявок сотрудников.

    В текущий момент в системе не предусмотрен отчет с группировкой по подразделениям (выводится только общий список). Однако, это всего лишь является дополнительным отчетом, который без проблем может быть реализован в удобном для Вас формате.

  • Дедлайны для бизнес-процесса могут выбираться опционально, сейчас предусмотрено 2 варианта:

    1. жестко расписанный график выплат по году (если выплаты отпускных производятся 1 раз в неделю (или 2 недели), то удобен такой формат, когда у нас заданы все даты выплаты заранее и дедлайны выстраиваются таким образом);
    2. жесткая привязка к дате начала отпуска. Смена статусов заявки и основные этапы бизнес-процесса отталкиваются по строго заданным правилам в зависимости от дня начала отпуска.
  • Оповещения производятся 3 раза: за 15 рабочих дней до дедлайна, за 10 рабочих дней до дедлайна и за 3 рабочих дня до дедлайна (который выстраивается по одной из двух перечисленных схем).

    Документы формируются автоматически за 10 рабочих дней до дедлайна. Распечатка, подписание и прием оригинала заявления регулируются внутренними бизнес-процессами. В системе проставляется дополнительная «галочка», что по данной заявке приняты оригиналы документов.

  • Доступ к информации предоставляется согласно «Ролям» в системе:

    • Рядовой сотрудник — данный пользователь имеет доступ к созданию и отслеживанию своих заявок на отпуск;
    • Руководитель — данный пользователь имеет доступ к согласованию заявок подчиненных, расширенным возможностям по их модификации и делегированию своих обязанностей;
    • Руководитель с правом корректировки плана сотрудника — данный пользователь обладает такими же правами, как и руководитель, но имеет доступ к редактированию плана сотрудника на отпуск;
    • HR-Администратор — данный пользователь имеет доступ к редактированию различных параметров системы и настроек, а также к заявкам всех сотрудников в системе.

    Роли могут добавляться и их полномочия расширяться в зависимости от требований заказчика. Может быть выделена отдельно роль Администратора системы, и различного вида топ-менеджеров с доступом к специфическим метрикам, отчетам и информации о данных пользователей.

  • Для управления и навигации, фильтрация может осуществляться по следующим полям:

    • ФИО сотрудника;
    • Должность;
    • Город;
    • Тип отпуска;
    • Даты отпуска;
    • Должность;
    • Статус отпуска.

    Сортировка осуществляется по всем полям в формах и является многоуровневой, с возможностью сортировки сразу по нескольким полям.

    Также, для роли HR-администратор доступна возможность изменения следующих настроек системы:

    • Настройка параметров отпусков;
    • Настройка уведомлений, отсылаемых пользователям системы;
    • График выплат.

  • При запуске автопланирования система формирует планы сотрудников на основе 28 календарных дней, которые должны быть обязательно запланированы. Остальные дни будут доступны для планирования сотрудником и после завершения периода автопланирования. По запросу клиента мы можем изменить функционал так, чтобы автопланирование охватывало весь баланс дней, доступных сотруднику.

  • На данный момент в системе нет подобного разделения — она получает из 1С балансы по всем доступным типам отпусков, и в интерфейсе отображается общий баланс сотрудника. При необходимости, мы можем разделять его. Все эти детали мы обсуждаем во время подготовки ТЗ.

  • После официального запуска системы для каждой роли пользователей предоставляется соответствующая инструкция с описанием всех возможностей системы, которые доступны для конкретной роли.

  • Создание заявки на внеплановый отпуск осуществляется в разделе «Мои отпуска», после нажатия на кнопку «Запланировать отпуск».

    На данной форме отображаются следующие элементы:

    • Информация о пользователе;
    • Информация о текущем доступном балансе;
    • Поле выбора типа планируемого отпуска:

      • оплачиваемый;
      • без сохранения ЗП;
      • учебный оплачиваемый отпуск;
      • учебный неоплачиваемый отпуск;
      • дни ПВТР и сдачи крови;
      • нахождение в зоне высокой радиации;
      • оплачиваемые выходные по уходу за ребенком-инвалидом.
    • Выбор периода отпуска и отображение подсчитанного количества дней;
    • Поле «Прикрепить заявление»;
    • Поле «Комментарий к заявке»;
    • Интерактивные подсказки;
    • Список пересечений отпусков с другими сотрудниками отдела;
    • Кнопка «Отправить на согласование».
  • Нет, подобное не предусмотрено в системе.

  • Руководитель может создавать заявки от лица своих подчиненных, при этом заявки считаются согласованными автоматически. Заявки могут быть созданы с нарушением логики запретов, при этом в истории заявки будет отражен автор изменений.

  • В системе предусмотрена настраиваемая система уведомлений, которая позволяет отправлять уведомления различными способами при определенных состояниях системы. Рассылка ведется по различным каналам: Е-mail, SMS, MS Outlook.

  • Наша система позволит в автоматическом режиме провести эту процедуру. Инициируя вызов из отпуска, руководитель в специальной форме выбирает дату отзыва, а также пишет причину. После этого сотруднику приходит уведомление о вызове его из отпуска с возможностью согласиться или отказаться.

    При получении согласия работника на отзыв из отпуска, оставшееся количество дней прибавляется к балансу для планирования отпусков.

  • Для удобства сотрудников компании в системе предусмотрен «Справочный центр» с подробными инструкциями для всех ролей системы. Также на этой странице пользователи могут задать вопрос в разделе «Служба технической поддержки».

  • Есть подготовленная внешняя обработка и схема (инструкция) интеграции данной обработки на типовую 1С ЗУП 8.3. Это входит в стоимость лицензии продукта. Данная обработка передается специалистам, поддерживающим 1С на стороне заказчика.

    В случае наличия специфических требований, данная обработка может быть доработана под заказчика специалистами, поддерживающими 1С на стороне заказчика совместно с нашими специалистами, либо полностью нашими специалистами при предоставлении соответствующих доступов.

    Все планы и заявки отпусков автоматически отправляются в 1С. Любые изменения заявок также фиксируются там.

  • Архитектура системы позволяет осуществлять установку и поддержку ее работоспособности на оборудовании заказчика.

  • Система «Vacation Solution» представляет собой современное web-приложение, которое размещается на оборудовании заказчика и не требует установки ПО для работы пользователей с ними, достаточно браузера. Безопасность обеспечивается дополнительными средствами VPN и шифрования трафика.

  • Обеспечение 152 ФЗ в рамках продукта «Vacation Solution»:

    • система является полностью замкнутым контуром: обработка и хранение всех данных осуществляется внутри системы;
    • данные не передаются внешним сервисам;
    • система получает и накапливает только данные, требующиеся для ее корректного функционирования;
    • система позволяет полностью очищать данные по требованию в соответствии со стандартами OWASP;
    • разработан пакет внутренних документов и политик, для обеспечения корректного доступа сотрудников компании к конфиденциальной информации Заказчика.
  • Vacation Solution обладает полностью адаптивным интерфейсом под все виды наиболее популярных устройств. Благодаря этому, пользователи могут создавать и администрировать заявки на отпуск в любое удобное время и в любых условиях.

    Это упрощает процесс планирования и согласования отпусков, позволяя отслеживать все изменения по статусу вашего отпуска, а также оперативно получать оповещения и корректировать план отпуска, по необходимости.

  • На данной странице отображается структура компании со всеми отделами и подразделами.

  • Автоматизация отпусков позволяет согласовывать заявки в любом месте с любого мобильного устройства.

  • Система автоматически проводит все действия с соблюдением ТК РФ. Быстрое согласование, снижение влияния человеческого фактора, автоматизация выплат отпускных сводит к минимуму финансовые риски.

Получить коммерческое предложение

Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в ближайшее время, ответим на все вопросы

Нажимая кнопку «Оставить заявку», я даю согласие на обработку персональных данных. Политика обработки персональных данных