Справочный центр

В процессе планирования доступно создание заявок только на оплачиваемые отпуска.

Балансы плановых отпусков автоматически подтягиваются из 1C. Система отображает информацию о количестве дней отпуска, которые человек может использовать до 31 декабря текущего года.

Баланс для планирования отпусков отображается на интерфейсе «Мой план», «Мой план: создание заявки» и «Планы подчиненных: просмотр плана подчиненного».

При создании плановой, внеплановой заявки на отпуск и «Автопланировании» система покажет список пересечений отпусков с другими сотрудниками отдела. В зависимости от внутренних правил компании, система может как информировать о пересечениях, так и блокировать возможность направить заявку на согласование при пересечении.

Создание заявки на планируемый отпуск осуществляется в разделе «План на 2021 год», после нажатия на кнопку «Запланировать отпуск».

На данной форме отображаются следующие элементы:

• Информация о текущем доступном балансе;
• Выбор периода отпуска (продолжительность отпуска в календарных днях формируется автоматически);
• Поле комментарий к заявке;
• Интерактивные подсказки;
• Список пересечений отпусков с другими сотрудниками отдела.

Заявка после создания может быть отредактирована в статусах «На планировании» и «Запланирована».

Заявка после создания может быть отредактирована в статусах «На планировании» и «Запланирована».

В период планирования заявка может редактироваться любое количество раз, пока сотрудник не отправит план на согласование.

В данном разделе возможны следующие действия:

• Добавление новой заявки;
• Переход к просмотру заявки;
• Переход к редактированию заявки;
• Удаление заявки;
• Подтверждение окончания планирования;
• Просмотр графика отпусков отдела.

План обладает следующими статусами:

• На редактировании;
• На согласовании;
• Согласован;
• Завершен.

При завершении планирования должны выполняться следующие условия:

• В план должна входить хотя бы одна заявка, продолжительностью 14 и более дней;
• Обязательная норма дней для планирования — не менее годовой нормы основного отпуска (28 дней).
• После завершения планирования, «План отпуска» переходит в статус «На согласовании». Руководителю сотрудника приходит оповещение, со ссылкой на подтверждение плана.

План отпуска считается согласованным, когда руководитель утвердит заявку сотрудника. В случае отклонения, план отпуска отправляется на корректировку автору плана.

Да, с помощью данного действия руководителям и администраторам системы доступно отклонение плана сотрудников с указанием причины.

При отклонении плана появляется форма во всплывающем окне, в которой необходимо указать причину отклонения плана. В комментарии можно указать конкретную заявку, по которой возникли замечания. При отклонении плана происходит рассылка уведомления сотруднику.

Руководитель видит планы подчиненных только в период планирования. После согласования все заявки можно посмотреть на вкладке «Планы подчиненных».

В данном разделе доступны следующие действия:

1. Фильтрация существующих планов;
2. Просмотр плана;
3. Согласование/отклонение плана;
4. Дополнительное оповещение о необходимости завершить планирование;
5. Возможность массовых действий над несколькими планами.

Фильтрация:

• Есть пересечения;
• Требует реакции;
• Незавершенные;
• Подразделение.

Массовые действия:

• Подтвердить;
• Отклонить;
• Отправить напоминание;
• Экспортировать планы в xlsx-формате.

В случае необходимости изменения параметров уже запланированного отпуска, требуется оформить дополнительное заявление на перенос отпуска. При переносе отпуска необходимо изменить желаемые даты отпуска. В том числе, предусмотрена возможность разбивать выбранный отпуск на несколько периодов без изменения общего количества дней внутри отпуска.

После изменения параметров заявки и отправки ее на повторное согласование, у пользователя появляется дополнительная возможность скачать заявление на перенос отпуска, которое будет необходимо подписать и передать в HR-службу для отметки в системе, что оригиналы документов переданы.

Данный график предназначен для визуализации хода планирования отпусков на год.

• Для сотрудника отображаются отпуска своего руководителя и всех его коллег;
• Для руководителя отображаются отпуска всех его подчиненных;
• Для HR-администратора доступны графики отсутствия по всем пользователям системы.

Vacation Solution рассчитано на неограниченное количество пользователей (сотрудников).

Просмотреть профиль пользователя можно из любого интерфейса системы. На данной странице отображается основная информация о сотруднике.

Пользователю доступно редактирование следующих данных:

• Изображение профиля;
• Дополнительные контактные данные;
• Пароль для входа в систему;
• Способы и типы уведомлений.

Прежде всего график отпусков формируется в 3 видах:

1. графический вид;
2. форма Т7;
3. экспорт всех заявок сотрудников.

В текущий момент в системе не предусмотрен отчет с группировкой по подразделениям (выводится только общий список). Однако, это всего лишь является дополнительным отчетом, который без проблем может быть реализован в удобном для Вас формате.

Дедлайны для бизнес-процесса могут выбираться опционально, сейчас предусмотрено 2 варианта:

1. жестко расписанный график выплат по году (если выплаты отпускных производятся 1 раз в неделю (или 2 недели), то удобен такой формат, когда у нас заданы все даты выплаты заранее и дедлайны выстраиваются таким образом);
2. жесткая привязка к дате начала отпуска. Смена статусов заявки и основные этапы бизнес-процесса отталкиваются по строго заданным правилам в зависимости от дня начала отпуска.

Оповещения производятся 3 раза: за 15 рабочих дней до дедлайна, за 10 рабочих дней до дедлайна и за 3 рабочих дня до дедлайна (который выстраивается по одной из двух перечисленных схем).

Документы формируются автоматически за 10 рабочих дней до дедлайна. Распечатка, подписание и прием оригинала заявления регулируются внутренними бизнес-процессами. В системе проставляется дополнительная «галочка», что по данной заявке приняты оригиналы документов.

Доступ к информации предоставляется согласно «Ролям» в системе:

• Рядовой сотрудник — данный пользователь имеет доступ к созданию и отслеживанию своих заявок на отпуск;
• Руководитель — данный пользователь имеет доступ к согласованию заявок подчиненных, расширенным возможностям по их модификации и делегированию своих обязанностей;
• Руководитель с правом корректировки плана сотрудника — данный пользователь обладает такими же правами, как и руководитель, но имеет доступ к редактированию плана сотрудника на отпуск;
• HR-Администратор — данный пользователь имеет доступ к редактированию различных параметров системы и настроек, а также к заявкам всех сотрудников в системе.

Роли могут добавляться и их полномочия расширяться в зависимости от требований заказчика. Может быть выделена отдельно роль Администратора системы, и различного вида топ-менеджеров с доступом к специфическим метрикам, отчетам и информации о данных пользователей.

Для управления и навигации, фильтрация может осуществляться по следующим полям:

• ФИО сотрудника;
• Должность;
• Город;
• Тип отпуска;
• Даты отпуска;
• Должность;
• Статус отпуска.

Сортировка осуществляется по всем полям в формах и является многоуровневой, с возможностью сортировки сразу по нескольким полям.

Также, для роли HR-администратор доступна возможность изменения следующих настроек системы:

• Настройка параметров отпусков;
• Настройка уведомлений, отсылаемых пользователям системы;
• График выплат.

При запуске автопланирования система формирует планы сотрудников на основе 28 календарных дней, которые должны быть обязательно запланированы. Остальные дни будут доступны для планирования сотрудником и после завершения периода автопланирования. По запросу клиента мы можем изменить функционал так, чтобы автопланирование охватывало весь баланс дней, доступных сотруднику.

На данный момент в системе нет подобного разделения — она получает из 1С балансы по всем доступным типам отпусков, и в интерфейсе отображается общий баланс сотрудника. При необходимости, мы можем разделять его. Все эти детали мы обсуждаем во время подготовки ТЗ.

После официального запуска системы для каждой роли пользователей предоставляется соответствующая инструкция с описанием всех возможностей системы, которые доступны для конкретной роли.

Создание заявки на внеплановый отпуск осуществляется в разделе «Мои отпуска», после нажатия на кнопку «Запланировать отпуск».

На данной форме отображаются следующие элементы:

• Информация о пользователе;
• Информация о текущем доступном балансе;

• Поле выбора типа планируемого отпуска:

  • оплачиваемый;
  • без сохранения ЗП;
  • учебный оплачиваемый отпуск;
  • учебный неоплачиваемый отпуск;
  • дни ПВТР и сдачи крови;
  • нахождение в зоне высокой радиации;
  • оплачиваемые выходные по уходу за ребенком-инвалидом.
• Выбор периода отпуска и отображение подсчитанного количества дней;
• Поле «Прикрепить заявление»;
• Поле «Комментарий к заявке»;
• Интерактивные подсказки;
• Список пересечений отпусков с другими сотрудниками отдела;
• Кнопка «Отправить на согласование».

Нет, подобное не предусмотрено в системе.

Руководитель может создавать заявки от лица своих подчиненных, при этом заявки считаются согласованными автоматически. Заявки могут быть созданы с нарушением логики запретов, при этом в истории заявки будет отражен автор изменений.

В системе предусмотрена настраиваемая система уведомлений, которая позволяет отправлять уведомления различными способами при определенных состояниях системы. Рассылка ведется по различным каналам: Е-mail, SMS, MS Outlook.

Наша система позволит в автоматическом режиме провести эту процедуру. Инициируя вызов из отпуска, руководитель в специальной форме выбирает дату отзыва, а также пишет причину. После этого сотруднику приходит уведомление о вызове его из отпуска с возможностью согласиться или отказаться.

При получении согласия работника на отзыв из отпуска, оставшееся количество дней прибавляется к балансу для планирования отпусков.

Для удобства сотрудников компании в системе предусмотрен «Справочный центр» с подробными инструкциями для всех ролей системы. Также на этой странице пользователи могут задать вопрос в разделе «Служба технической поддержки».