«Сбербанк—Телеком» — проект с амбициями и целями, соответствующими уровню материнской компании — российского финансового конгломерата «Сбер». СберМобайл доступен в 86 регионах России. Как и любая крупная организация, она ежегодно формирует график отпусков — процесс, требующий четкого взаимодействия между HR, руководителями подразделений и сотрудниками.
Автоматизация процесса, без долгих внедрений сложных IT-систем
Формирование графика отпусков в такой крупной компании — это не просто сбор Excel-таблиц с планируемыми датами отпусков. Это масштабный проект, включающий:
- Координацию HR-команд по регионам;
- Учёт особенностей трудового законодательства для разных типов сотрудников;
- Соблюдение производственного графика;
- Ограничение по одновременным пересечениям отпусков;
- Контроль за своевременной подачей заявок и их общим сведением в единый график.
Исторически компания справлялась с этим с помощью разрозненного набора инструментов в совокупности с ручным объединением выходных данных. Но такой подход ресурсоемкий, подвержен ошибкам и плохо масштабируемый, учитывая быстрое развитие компании. К тому же, они не позволяли централизованно отслеживать статус планирования по подразделениям в режиме реального времени.
В связи с этим СберМобайл искали решение, которое с одной стороны позволит провести масштабное планирование отпусков без внедрения тяжеловесных ИТ-решений, а с другой стороны предоставит готовый инструмент, способный масштабироваться под всю структуру компании.
При этом в данный момент у компании не было цели покупать или внедрять систему на постоянной основе — требовалось найти временное, но полноценное решение, способное провести планирование «от и до» в рамках ограниченного периода.
Почему Vacation Solution?
Решение Vacation Solution оказалось идеальным под такой запрос.
Мы предлагаем готовую коробочную систему автоматизации процессов управления отпусками, которую можно:
- Быстро подключить и интегрировать в существующие процессы за счет RestAPI;
- Масштабироваться под любое количество сотрудников и кадровые особенности;
- Использовать только на нужный период, оплачивая подписку на нужный период.
Система была адаптирована с учётом всех наших требований и обеспечила эффективное выполнение поставленных задач в ограниченные сроки. Отмечаем высокий уровень профессионализма вашей команды, ответственность и конструктивное взаимодействие на всех этапах проекта.
Директор по персоналу ООО «Сбербанк-Телеком»
Как проходило внедрение
1. Быстрая и точная проработка требований
На этапе запроса мы сразу увидели: клиенту важно не просто «подключить продукт», а провести весь процесс планирования отпусков без сбоев и с учётом внутренней кадровой специфики.
Проект был реализован в кратчайшие сроки. Команда Vacation Solution обеспечила:
- Импорт данных сотрудников;
- Настройку бизнес-правил;
- Распределение ролей и прав по филиалам и уровням;
- Инструктаж для HR-менеджеров и кураторов подразделений.
Интерфейс Vacation Solution был интуитивно понятен сотрудникам СберМобайл.
Процесс планирования отпусков стартовал без технических сбоев и потребности в длительном обучении.
2. Централизованный контроль
После внедрения VS HR-команда и руководство заказчика получили возможность в режиме реального времени отслеживать:
- Кто уже подал заявку;
- Где есть конфликты по датам;
- Как выполняются нормы по равномерности отпусков;
- Статус согласования по каждому подразделению.
Вся информация агрегировалась в единой системе и передавала уже готовые данные в другие важные для HR-службы системы. Итоговый график отпусков можно было экспортировать в нужном формате.
Результаты
СберМобайл успешно реализовал сложный и объемный процесс планирования отпусков всех своих сотрудников в строго заданные сроки, без ошибок и большого количества трудозатрат.
Благодаря коробочному формату и гибкой модели распространения Vacation Solution позволил:
Избежать долгих ИТ-внедрений;
Провести централизованное планирование в 86 регионах;
Минимизировать трудозатраты HR-службы;
Отказаться от неэффективных и затяжных коммуникаций;
Запустить систему и завершить планирование в течение двух месяцев.
Что важно: гибкое сотрудничество в B2B-формате
Опыт нашего сотрудничества со СберМобайл показывает, как важно в B2B-сотрудничестве услышать реальную задачу клиента и быстро адаптировать решение под формат использования. Мы не пытались навязать долгосрочную модель или дорогое сопровождение. Вместо этого предложили гибкий вариант подписки, прозрачные условия, минимальные сроки запуска и персонализированную поддержку на каждом этапе.
Vacation Solution остается открытым для таких сценариев — для клиентов с аналогичными запросами мы специально разработали новый тариф, направленный на краткосрочное, но полнофункциональное использование Vacation Solution для автоматизации процесса планирования отпусков.
Благодарность от клиента
В текущем году ООО «СБЕРБАНК-ТЕЛЕКОМ» сотрудничало с командой ФМФ в рамках внедрения системы «Vacation Solution» для организации управления отпусками сотрудников. Выражаем признательность за проделанную работу и значительный вклад в реализацию проекта.
Внедренное решение позволило систематизировать процессы учета отпусков в компании, полностью закрыв ранее существовавшие проблемные зоны. Система была адаптирована с учетом всех наших требований и обеспечила эффективное выполнение поставленных задач в ограниченные сроки.
Отмечаем высокий уровень профессионализма вашей команды, ответственность и конструктивное взаимодействие на всех этапах проекта. Благодаря вашему подходу проект был реализован в полном соответствии с ожиданиями.
Благодарим за результативное сотрудничество и рассчитываем на дальнейшее развитие деловых отношений.
Директор по персоналу ООО «Сбербанк-Телеком»