Компания Tetra Pak – лидер в своей области с большим штатом сотрудников, которые трудятся в разных городах России. В связи с этим формирование планов отпусков является нетривиальной задачей – сбор всех заявок, формирование единого документа и проверка на пересечения занимало у HR-специалистов долгое время. В связи с этим компания обратилась к нам, чтобы автоматизировать процессы кадрового делопроизводства.
Внедрение Vacation Solution позволило значительно повысить эффективность работы и уровень удовлетворенности наших сотрудников.
Руководитель группы по расчету заработной платы и кадровому администрированию
Единая платформа для плановых и внеплановых отпусков
Благодаря интеграции Vacation Solution, компания Tetra Pak смогла полностью перенести планирование отпусков, а также формирование заявок на внеплановые отпуска в единую электронную систему (с учетом всех норм ТК РФ).
Теперь каждый сотрудник без особых сложностей через нашу систему может оставить заявку, а ответственный руководитель её просмотреть и согласовать, после чего автоматически создадутся все необходимые документы и записи в календарях.
*скриншот графика отсутствия в Vacation Solution
Автоматизация отпусков значительно сократила жизненный цикл заявок, а также уменьшила нагрузку на HR-специалистов.
Vacation Solution автоматически проинформирует о начале планирования и заранее напомнит о завершении этапа
Одна из причин выбора решения, в пользу Vacation Solution - возможность создания различных видов рассылок с настраиваемыми условиями. Так, например, сотрудникам, которые не окончили планирование отпусков, мы настроили отправку информационное сообщение с напоминанием о необходимости завершения данного процесса.
*скриншот мобильной версии Vacation Solution
Также для разных ролей было настроено разное время окончания планирования отпусков на следующий год, чтобы все сотрудники успешно завершили планирование и все заявки были согласованы без критичных пересечений.
Управляйте заявками там, где удобно
Благодаря адаптивному дизайну нашей системы, любой сотрудник может в любое время и в любом месте со своего смартфона не только зайти на портал и создать заявку на отпуск, но и проследить за всей историей согласования и при необходимости внести правки.
Также это дает возможность заказчику сделать такой сложный процесс как вызов из отпуска максимально удобным как для сотрудника, так и для HR-специалистов. Работник получает уведомление о вызове, заходит в систему, подтверждает или отклоняет, а система при этом автоматически формирует документы и возвращает нужное количество дней в баланс сотрудника.
Интеграция с внутренними сервисами и полная безопасность
Наши специалисты провели масштабную аналитику инфраструктуры заказчика для успешной интеграции продукта:
1) Анализ переработанной версии 1С;
2) Анализ серверной и сетевой инфраструктуры.
Для внедрения нашего решения нам потребовалось изменить структуру связей между сотрудниками. В результате мы настроили дополнительные роли в системе и адаптировали под заказчика группы согласующих.
Также на основе проведенного анализа мы разработали уникальные решения по интеграции, размещению и авторизации в корпоративной сети заказчика, которые прошли успешную проверку по информационной безопасности компании Тетра Пак.
Результаты внедрения
Автоматизация
Vacation Solution объединила в себе и плановые, и внеплановые отпуска, а также автоматизировала формирование отчетных документов в 1С. Настраиваемые рассылки разных типов, которые производятся в зависимости от статуса плана/заявки позволяют избежать задержек в процессе согласования.
Мобильность
Система обладает полностью адаптивным интерфейсом под все виды наиболее популярных устройств. Это дает возможность использовать её в любом месте и в любое время.
Гибкость
Система настроена таким образом, что цепочка согласования может меняться в зависимости от того находится ли ответственный руководитель в отпуске или нет. Также это позволяет полностью делегировать согласование отпусков на другого сотрудника.