Компания «IT холдинг Fplus» обладает большим штатом сотрудников с обширной географией распределения: офисы расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Екатеринбурге, Краснодаре, Новосибирске и Владивостоке. Являясь проводником новейших информационных технологий в России, они решили более обширно внедрить современные цифровые технологии в свои бизнес-процессы.
Что было до внедрения
В компании использовали 1С для учета всех отпусков со стороны HR-специалистов, а также таблицы Excel для создания планов отпусков каждого отдела, которые кадровым специалистам приходилось вручную объединять, редактировать, исправлять ошибки и формировать итоговый документ по форме Т7.
Также в компании используется система КЭДО, но она не решала основные проблемы:
- не было управления отпусками: контроля пересечений, проверки на соблюдение ТК, самоконтроля сотрудников;
- для сотрудников не формировались изначальные документы для заявок (стандартизованные формы Т7, Т6 и другие заявления и приказы)
- не учитывались изменения (перенос и отмена отпусков).
Цель внедрения
Основная цель клиента — создать единый, удобный, современный хаб для автоматизированного управления отпусками не только для HR-специалистов, но и для руководителей, и рядовых сотрудников.
Мы помогли автоматизировать процесс организации отпусков сотрудников за счет внедрения специальной версии нашего продукта «Vacation Solution». Клиент смог уйти от ручного контроля за всеми заявками сотрудников, исключить возможные о шибки и упростить процесс планирования отпусков как для сотрудников, так и для руководящего состава и кадровых специалистов.
Благодаря вашей помощи и совместным усилиям, мы смогли значительно улучшить эффективность работы и повысить уровень удовлетворенности сотрудников в нашей компании.
Главный менеджер проектов
Доработки системы
Интеграция «Vacation Solution» с 1С и автоматизация создания документов
Одной из главных задач было автоматизировать процесс создания заявок на отпуска и другие действия сотрудников, требующие формирования специальных документов. Для этого мы настроили автоматическую двустороннюю синхронизацию между двумя системами. Теперь, когда сотрудник создавал план отпуска в нашей системе, а руководитель подразделения согласовывал его, все заявки попадали сразу в 1С и автоматически формировалась форма Т7.
Благодаря такому решению, сотрудникам кадровой службы теперь не нужно принимать заявки от руководителей и вручную вносить их в 1С. Все изменения (переносы и отмены отпусков) также автоматически фиксируются в 1С. Это снимает лишнюю нагрузку на HR-специалистов (что существенно сокращает трудозатраты при таком большом количестве сотрудников), а также исключает возможность ошибок из-за ручного ввода данных.
Помимо этого, интеграция с 1С, благодаря импорту в «Vacation Solution» списка сотрудников и отделов, позволяет автоматизировать редактирование структуры компании при кадровых изменениях, а также производить любое расширение штата компании без необходимости ручного добавления новых сотрудников и/или подразделений в нашу систему.
Единый логин-пароль через ADFS (Единый логин-пароль)
В «IT холдинг Fplus» для доступа к различным внутренним сервисам использовалась система ADFS. Она дает возможность сотрудникам, которые находятся внутри или за пределами локальной сети, получать доступ к веб-приложениям, используемым в компании, по единому логину/паролю.
Измененная страница авторизации в системе с возможностью входа через ADFS
Интеграция позволила реализовать бесшовную авторизацию в системе «Vacation Solution» без необходимости ввода дополнительного пароля, что существенно упрощает доступ к нашему веб-приложению.
Переработка механизма начисления балансов доступных для отпуска дней
В стандартной (коробочной) версии «Vacation Solution» балансы начисляются администратором системы. Однако для «IT холдинг Fplus» мы переработали эту механику — балансы начисляются автоматически, исходя из количества отработанных в компании дней. В связи с этим был изменен принцип автопланирования.
Начисление возможных для отпуска дней происходит автоматически
Помимо этого, реализована возможность единоразового использования авансовых дней.
Делегирование полномочий
Еще одной доработкой «Vacation Solution» под бизнес-процессы «IT холдинг Fplus» стало внедрение функционала делегирования полномочий. Теперь руководители или HR-специалисты могут непосредственно в интерфейсе системы передать права управления отпусками другому пользователю. Например, руководитель подразделения может делегировать согласование отпусков своему заместителю.
Начисление возможных для отпуска дней происходит автоматически
Права можно передавать как перманентно, так и на определенный промежуток времени, например, на время своего отпуска или другого отсутствия.
Пользовательский опыт и реальные результаты
Благодаря внедрению «Vacation Solution» процесс управления отпусками существенно упростился для каждой роли.
- Сотрудник с любого устройства и в любое время видит свой баланс, график отсутствий внутри своего отдела. Также он может создать заявку на отпуск, быть уверенным в ее корректности и контролировать процесс согласования.
- Руководитель не следит за пересечениями отпусков своих сотрудников и не проверяет их балансы — все это автоматически контролирует система.
- HR-специалист занимается другими задачами, потому что весь процесс планирования отпусков протекает самостоятельно внутри «Vacation Solution» — ему остается только подписать автоматически сгенерированную форму Т7.
То, что раньше занимало пол дня, теперь я делаю за 5 минут.
Главный менеджер проектов
Результаты превзошли ожидания заказчика, сокращение времени на планирование отпусков с 2 дней до 2 часов является лишь одним из примеров. Система успешно обработала более 7000 заявок за несколько дней (после начала периода планирования), что дополнительно подчеркивает её эффективность.
«Vacation Solution» стало неотъемлемой частью бизнес-процессов «IT холдинг Fplus», обеспечивая не только улучшение управления отпусками, но и повышение эффективности в целом. Экономия времени и ресурсов достигла впечатляющих показателей.
Результаты в цифрах
1269 ошибок найдено системой
В период планирования пользователи сформировали 7000+ заявок, 1269 система автоматически отклонила как некорректные — HR-отдел ушел от этой рутины.
2 дня → 2 часа
HR-специалисты потратил в 25 раз меньше времени, сил и нервов: планирование прошло легко и без ошибок и стресса.
30 дней → 18 дней
Сократилось время на всю процедуру проведения планирования отпусков. Благодаря «Vacation Solution», больше нет необходимости вручную исправлять некорректные заявки, согласовывать все изменения, формировать итоговые списки и составлять Т7.
Благодарность от клиента
В этом году ИТ-холдинг Fplus. имел удовольствие работать с вашей командой FMF над внедрением системы ”Vacation Solution" для управления отпусками наших сотрудников.
Хотим выразить нашу искреннюю благодарность за ваш вклад в этот проект. Благодаря вашей помощи и совместным усилиям. мы смогли значительно улучшить эффективность работы и повысить уровень удовлетворенности сотрудников в нашей компании. Внедрение “Vacation Solution" проходило в довольно сжатые сроки, и нам особенно важно отметить, что, несмотря на все трудности, вы продемонстрировали высочайший уровень профессионализма и отличное взаимодействие с нашей командой.
Мы особенно ценим вашу гибкость, открытость к обратной связи и готовность идти на встречу нашим потребностям. Это позволило успешно реализовать проект к установленному сроку.
Мы благодарны за ваш совместный труд и надеемся на дальнейшее укрепление и расширение наших партнерских отношений в будущем. Ваши усилия имеют большое значение для нас, и мы с нетерпением мем новых возможностей для сотрудничества.
Главный менеджер проектов