Компания Kia является одним из лидеров российского автомобильного рынка. Ежегодно оформляются тысячи кадровых документов.
Поставленные задачи:
- Исключение ошибок в процессе организации отпусков, которые приводят к задержке согласования, к потере документов;
- Уменьшение трудозатрат сотрудников компании на процесс организации отпусков;
- Переход с бумажных носителей на электронные.
Система Vacation Solution полностью автоматизировала создание не только планов и отдельных заявок, но и всей необходимой сопроводительной документации.
Специалисты компании смогли вникнуть в суть наших проблем и предложили эффективное решение с учетом всей специфики бизнес-процессов компании ООО "КИА Моторс РУС". В итоге, мы получили удобную и понятную для пользователя систему.
За многолетний период нашего сотрудничества мы неоднократно отметили Вашу компетентность, оперативность и стремление выполнить свою работу качественно и своевременно.
Финансовый директор ООО «КИА Моторс РУС»
Vacation Solution создаст документы, не потратив ни одного листа
До цифровой трансформации на организацию одного отпуска в Kia уходило около 5 листов бумаги (не считая бракованные версии), а добавляя переносы отпусков и возможные вызовы из отпуска, это количество могло увеличиваться в 3 раза.
Для снижения затрат на бумажный документооборот мы интегрировали нашу систему автоматизации отпусков в общий корпоративный портал Kia.
Cистема в установленное время производит рассылку информационного письма всем сотрудникам о необходимости в течении двух месяцев составить план отпусков. В процессе планирования автоматически проводит проверку на пересечение отпусков сотрудников одного подразделения и помечает такие заявки.
План отпуска считается согласованным, когда все участники очереди подтвердят его. В случае отклонения, он отправляется на корректировку автору плана.
Процесс организации внеплановых отпусков происходит аналогично согласованию плана отпуска, но происходит по другой цепочке согласования.
После всех проверок по каждой заявке создается приказ в 1С. Благодаря этому, исключается вся бумажная волокита, сопутствующие материальные затраты, а также исключаются ошибки, связанные с ручным планированием и вводом всех данных.
Создание документов за минуты вместо часов
Для формирования всех документов до внедрения Vacation Solution затрачивалось до 30% рабочего времени сотрудников.
Автоматизация процесса организации отпусков позволила сократить это время – если раньше на подготовку и согласование всех приказов HR-менеджер тратил около 10-12 часов в неделю (в зависимости от количества отпусков), то в нашей системе на это уходит всего около 1 часа в месяц. Это время тратится в основном на контроль в 1С.
10-12 часов
в неделю
1 час
в месяц
Результаты внедрения
Экономия
Исключены финансовые затраты на расходные материалы, а также за счет автоматизации процессов исключаются ошибки ручного ввода, что также избавило заказчика от сопутствующих финансовых потерь.
Контроль
Система наглядно демонстрирует все этапы согласования заявок. Если согласующий на момент согласования отсутствует на работе, согласование идёт по альтернативному маршруту. Все это позволило на 30% сократить жизненный цикл заявок на отпуска.
Удобство
Система проводит проверку на пересечение отпусков сотрудников одного подразделения, а также вносит утверждённые отпуска в электронные календари сотрудника и руководителя.