Блог

Vacation Solution. Как происходит планирование отпусков

Читать: ~ 12 минут

Планирование отпусков — один из базовых и основных внутренних процессов любой компании. По трудовому законодательству план должен быть составлен не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. В нем должны быть учтены заявки всех сотрудников — от базового клерка до топ-менеджера.

К сожалению, зачастую этот рутинный процесс затягивается: сотрудники откладывают «на потом», руководители постоянно просят перенести какие-то заявки из-за наложений отпусков внутри их подразделения, а отделу кадров приходится постоянно напоминать о необходимости составить план.

Vacation Solution, благодаря цифровизации и автоматизации, значительно упрощает данный процесс. Сейчас мы расскажем, как сотруднику быстро запланировать свои отпуска, руководителю проконтролировать пересечения заявок, а отделу кадров за несколько кликов создать необходимые документы.

Планирование отпусков для сотрудника

Все сотрудники могут начинать добавлять заявки в план отпусков только после того, как начинается период планирования. Время его начала и продолжительность в каждой компании настраивается администратором системы по-своему.

После начала периода планирования всем сотрудникам приходит уведомление, а в системе становится доступна новая страница «План на [год]».

Страница «План на 2023 год»

На этой странице показывается доступный баланс сотрудника и формируется его индивидуальный план, в который входят все отпуска на следующий год. Количество заявок не ограничено, а правила и исключения могут настраиваться индивидуально для каждой компании.

Однако есть одно обязательное условие по ТК РФ — хотя бы одна заявка на отпуск должна по продолжительности быть не менее 14 календарных дней.

Для создания заявки на отпуск в рамках планирования пользователю необходимо нажать на кнопку «Запланировать отпуск» и во всплывающем окне выбрать необходимые даты.

Всплывающее окно для создания заявки планового отпуска

При пересечении выбранных дат с заявкой другого сотрудника в окне появится соответствующее уведомление.

После создания всех необходимых заявок для завершения планирования сотруднику необходимо будет только нажать на кнопку «Отправить на согласование», и план перейдет в статус «На согласовании».

Пример списка заявок в плане отпусков сотрудника

Начальники отделов, подразделений и т.п. также создают свой личный план отпусков, как и любой сотрудник за тем лишь исключением, что при необходимости для них период планирования может быть увеличен. Это делается для того, чтобы руководитель мог составить свой график отсутствия с учетом всех отпусков подчиненных.

Согласование планов отпусков для руководителя

У руководителя на странице «План на [год]» для согласования планов своих сотрудников есть специальная вкладка «Планы подчиненных». В ней можно наглядно понять на каком этапе планирования находится тот или иной сотрудник, а также согласовать или отклонить план.

Вкладка «Планы подчиненных» для просмотра и согласования отпусков сотрудников

При этом для удобства использования мы предусмотрели возможность совершения массовых действий. Это позволит руководителю за несколько кликов, например, сразу согласовать несколько планов.

При необходимости более детально ознакомится с заявками подчиненного можно по клику на «три точки» открыть всплывающее окно с информацией о сотруднике, его балансе и списке планируемых отпусков.

Всплывающее окно с информацией о заявках на отпуск в плане подчиненного

Также для руководителей в этом интерфейсе мы предусмотрели возможность добавления или удаления заявок в плане за сотрудника. Это позволит оперативно внести изменения без необходимости отправления всего плана на доработку обратно подчиненному.

График отпусков для наглядного сравнения планируемых отпусков у подчиненных

Для более наглядного сравнения заявок руководитель может посмотреть график планируемых отпусков подчиненных.

Создание документов по планам отпусков для HR-специалистов

У специалиста по кадрам на странице «План на [год]» для администрирования заявок сотрудников есть отдельная вкладка «HR», на которой отображаются все планы отпусков и их статусы.

Используя Vacation Solution, HR-специалисту больше не придется вручную вносить информацию о каждой заявке в специальную унифицированную форму Т7, потому что система автоматизирует этот рутинный процесс и сама сформирует нужный документ. При внесении каких-то изменений больше не нужно будет искать нужный отпуск и переделывать даты. Все, что потребуется — просто скачать обновленный файл.

Вкладка «HR» для просмотра и администрирования отпусков сотрудников

Благодаря автоматизации процесса планирования отпусков компания не просто сможет упростить этот рутинный процесс, но и существенно сэкономить затрачиваемое на него время всех сотрудников. Помимо этого, наша система позволит избавиться от ошибок и опечаток ручного ввода, которые могут привести к дополнительным материальным и временным затратам.

Узнать обо всех возможностях Vacation Solution можно узнать на нашем сайте.

Получить коммерческое предложение

Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в ближайшее время, ответим на все вопросы

Нажимая кнопку «Оставить заявку», я даю согласие на обработку персональных данных. Политика обработки персональных данных