Блог
Vacation Solution. Как происходит планирование отпусков
Планирование отпусков — один из базовых и основных внутренних процессов любой компании. По трудовому законодательству план должен быть составлен не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. В нем должны быть учтены заявки всех сотрудников — от базового клерка до топ-менеджера.
К сожалению, зачастую этот рутинный процесс затягивается: сотрудники откладывают «на потом», руководители постоянно просят перенести какие-то заявки из-за наложений отпусков внутри их подразделения, а отделу кадров приходится постоянно напоминать о необходимости составить план.
Vacation Solution, благодаря цифровизации и автоматизации, значительно упрощает данный процесс. Сейчас мы расскажем, как сотруднику быстро запланировать свои отпуска, руководителю проконтролировать пересечения заявок, а отделу кадров за несколько кликов создать необходимые документы.
Планирование отпусков для сотрудника
Все сотрудники могут начинать добавлять заявки в план отпусков только после того, как начинается период планирования. Время его начала и продолжительность в каждой компании настраивается администратором системы по-своему.
После начала периода планирования всем сотрудникам приходит уведомление, а в системе становится доступна новая страница «План на [год]».
Страница «План на 2023 год»
На этой странице показывается доступный баланс сотрудника и формируется его индивидуальный план, в который входят все отпуска на следующий год. Количество заявок не ограничено, а правила и исключения могут настраиваться индивидуально для каждой компании.
Однако есть одно обязательное условие по ТК РФ — хотя бы одна заявка на отпуск должна по продолжительности быть не менее 14 календарных дней.
Для создания заявки на отпуск в рамках планирования пользователю необходимо нажать на кнопку «Запланировать отпуск» и во всплывающем окне выбрать необходимые даты.
Всплывающее окно для создания заявки планового отпуска
При пересечении выбранных дат с заявкой другого сотрудника в окне появится соответствующее уведомление.
После создания всех необходимых заявок для завершения планирования сотруднику необходимо будет только нажать на кнопку «Отправить на согласование», и план перейдет в статус «На согласовании».
Пример списка заявок в плане отпусков сотрудника
Начальники отделов, подразделений и т.п. также создают свой личный план отпусков, как и любой сотрудник за тем лишь исключением, что при необходимости для них период планирования может быть увеличен. Это делается для того, чтобы руководитель мог составить свой график отсутствия с учетом всех отпусков подчиненных.
Согласование планов отпусков для руководителя
У руководителя на странице «План на [год]» для согласования планов своих сотрудников есть специальная вкладка «Планы подчиненных». В ней можно наглядно понять на каком этапе планирования находится тот или иной сотрудник, а также согласовать или отклонить план.
Вкладка «Планы подчиненных» для просмотра и согласования отпусков сотрудников
При этом для удобства использования мы предусмотрели возможность совершения массовых действий. Это позволит руководителю за несколько кликов, например, сразу согласовать несколько планов.
При необходимости более детально ознакомится с заявками подчиненного можно по клику на «три точки» открыть всплывающее окно с информацией о сотруднике, его балансе и списке планируемых отпусков.
Всплывающее окно с информацией о заявках на отпуск в плане подчиненного
Также для руководителей в этом интерфейсе мы предусмотрели возможность добавления или удаления заявок в плане за сотрудника. Это позволит оперативно внести изменения без необходимости отправления всего плана на доработку обратно подчиненному.
График отпусков для наглядного сравнения планируемых отпусков у подчиненных
Для более наглядного сравнения заявок руководитель может посмотреть график планируемых отпусков подчиненных.
Создание документов по планам отпусков для HR-специалистов
У специалиста по кадрам на странице «План на [год]» для администрирования заявок сотрудников есть отдельная вкладка «HR», на которой отображаются все планы отпусков и их статусы.
Используя Vacation Solution, HR-специалисту больше не придется вручную вносить информацию о каждой заявке в специальную унифицированную форму Т7, потому что система автоматизирует этот рутинный процесс и сама сформирует нужный документ. При внесении каких-то изменений больше не нужно будет искать нужный отпуск и переделывать даты. Все, что потребуется — просто скачать обновленный файл.
Вкладка «HR» для просмотра и администрирования отпусков сотрудников
Благодаря автоматизации процесса планирования отпусков компания не просто сможет упростить этот рутинный процесс, но и существенно сэкономить затрачиваемое на него время всех сотрудников. Помимо этого, наша система позволит избавиться от ошибок и опечаток ручного ввода, которые могут привести к дополнительным материальным и временным затратам.
Узнать обо всех возможностях Vacation Solution можно узнать на нашем сайте.
Правила обработки персональных данных
Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года свободно, своей волей и в своем интересе выражаю свое безусловное согласие на обработку моих персональных данных ООО "ИТЦ "ФМФ" (ОГРН 5157746068563, ИНН 9715228641), зарегистрированным в соответствии с законодательством РФ по адресу:
127282, Россия, МОСКВА, УЛ. ПОЛЯРНАЯ, ДОМ 31, СТРОЕНИЕ 1, ОФИС 506 (далее по тексту - Оператор). Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу.
Настоящее Согласие выдано мною на обработку следующих персональных данных:
- Имя;
- Фамилия;
- Эл. почта;
- Телефон;
- Количество сотрудников;
- Версия 1С.
Согласие дано Оператору для совершения следующих действий с моими персональными данными с использованием средств автоматизации и/или без использования таких средств: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством РФ как неавтоматизированными, так и автоматизированными способами.
Данное согласие дается Оператору для обработки моих персональных данных в следующих целях:
- предоставление мне услуг/работ;
- направление в мой адрес уведомлений, касающихся предоставляемых услуг/работ;
- подготовка и направление ответов на мои запросы;
- направление в мой адрес информации, в том числе рекламной, о мероприятиях/товарах/услугах/работах Оператора.
Настоящее согласие действует до момента его отзыва путем направления соответствующего уведомления на электронный адрес robots@fmf.ru. В случае отзыва мною согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без моего согласия при наличии оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г.
Заявка успешно отправлена
С Вами свяжутся в ближайшее время и ответят на все вопросы.